HookReplyCómo conseguir clientes para tu academia: alumnos de inglés, baile o refuerzo que se matriculan y se quedan
Para conseguir clientes para tu academia, sea de inglés, de baile o de refuerzo escolar, lo que más funciona es una clase de prueba fácil de pedir, estar visible justo cuando las familias y los adultos deciden (al empezar el curso, en enero, antes de un examen) y contestar rápido a las tres dudas de siempre: horario, nivel y precio. En España conviene sumar dos canales más: las empresas, que pueden pagar la formación de su plantilla con su crédito de formación (Ley 30/2015, art. 9), y los profesionales y negocios de tu zona que comparten tu público.
Las normas citadas son españolas y se leyeron en el BOE; fuera de España, mira la de tu país. No es asesoramiento jurídico.
- Ley 30/2015, de formación profesional para el empleo, art. 9: formación programada por las empresas.
- Ley Orgánica 8/1985, del Derecho a la Educación, art. 24 y Ley Orgánica 2/2006, de Educación, art. 111: nombres de los centros.
- Ley Orgánica 3/2018, de protección de datos, art. 7 y ley de consumidores, arts. 102 a 108: menores y matrículas a distancia.
¿Qué alumno buscas: niños, adultos o empresas?
El alumno que buscas decide cómo captarlo, porque no decide la misma persona ni en el mismo momento. Una academia de inglés para niños vende a las familias en septiembre; una de baile para adultos puede llenar un grupo cualquier mes del año.
| Alumno | Quién decide | Cuándo decide | Qué le convence |
|---|---|---|---|
| Niños en clases de idiomas | La madre, el padre o el tutor | Al empezar el curso y tras las primeras notas | Método, grupo de su edad, horario compatible con el colegio |
| Adultos que necesitan un idioma | El propio alumno | En enero, en septiembre o ante un examen o un trabajo | Horario flexible, preparación de exámenes oficiales, intensivos |
| Baile infantil | La familia | Al empezar el curso | Ambiente, profesorado y festival de fin de curso |
| Baile para adultos | El alumno, a menudo con su pareja o sus amigos | En cualquier momento | Clase de prueba y un nivel inicial de verdad |
| Refuerzo escolar | La familia | Tras las primeras evaluaciones y antes de los exámenes | Grupos pequeños, seguimiento y contacto con la familia |
| Empresas | Recursos humanos o la gerencia | Al planificar el año | Programa a medida, clases en la empresa y la bonificación resuelta |
Elige uno o dos como prioritarios. Cada uno pide su mensaje, su calendario y su canal.
¿Cómo conseguir que pidan una clase de prueba?
Una clase de prueba se pide cuando no cuesta nada pedirla y el alumno sabe qué va a pasar en ella. Tres formatos según el tipo de academia:
- Prueba de nivel gratuita, en idiomas: en línea o en persona, con el resultado y el grupo recomendado. Es la excusa perfecta para hablar con el alumno o con su familia.
- Clase abierta o semana de puertas abiertas, en baile: cualquiera puede venir a una clase sin compromiso, con horario fijo.
- Sesión de diagnóstico, en refuerzo: una hora para ver qué le cuesta al alumno y proponer un plan, con la familia al final.
Anúnciala con una palabra que la gente pueda comentar o escribir: «Comenta PRUEBA y te mando los horarios». Y recuerda a quién hablas: si el alumno es menor, quien pide la prueba es su familia, y tu mensaje tiene que dirigirse a ella.
¿Dónde buscan academia las familias y los alumnos de tu zona?
Una academia es un negocio de cercanía: para muchas familias pesa tanto el método como que quede cerca del colegio o del trabajo. Estos son los sitios donde te encuentran:
- Ficha de Google con la categoría correcta (academia de idiomas, escuela de baile), los horarios de los grupos, los precios, fotos de clases con permiso y reseñas pedidas al terminar cada trimestre. El mensaje para pedirlas está en cómo pedir reseñas por Instagram.
- Colegios y asociaciones de familias: una charla sobre exámenes oficiales, una actuación del grupo de baile en la fiesta de fin de curso, actividades extraescolares si las convocan.
- Plataformas de clases particulares, si das clases individuales a adultos.
- Negocios con tu mismo público. Un gimnasio de barrio para las clases de baile para adultos (cómo captan ellos, en clientes para gimnasios), una agencia de viajes que organiza estancias de idiomas, una librería con sección de idiomas. Y en baile, la fisioterapeuta que trata a tus alumnos cuando se lesionan: es una alianza natural en los dos sentidos, como explica la guía para conseguir pacientes de fisioterapia.
- Hermanos y amigos: un descuento por hermano o por traer a alguien, con las condiciones por escrito.
¿Cómo vender cursos a empresas con la formación bonificada?
Las empresas pueden pagar cursos de idiomas a su plantilla con el crédito de formación del que disponen cada año, que se hace efectivo como bonificación en sus cotizaciones a la Seguridad Social (Ley 30/2015, art. 9.4). Para vender ahí hay que conocer cómo funciona:
- Que el curso tenga relación con la actividad de la empresa (art. 9.2): inglés para atención al cliente, para exportar, para el equipo que viaja.
- Quién puede impartirlo. Cuando la empresa encarga la organización de la formación a una entidad externa, la impartición tiene que hacerla una entidad formativa acreditada o inscrita en el registro de entidades de formación (art. 9.3). Si quieres trabajar por esa vía, pregunta cómo inscribir tu academia en el registro que te corresponda.
- Presupuesto que la empresa no sabe que tiene. Las empresas de menos de 50 trabajadores pueden reservar el crédito de un año para acumularlo con el de los dos siguientes (art. 9.4): una pyme que no lo ha usado puede tener más margen del que cree.
- Un programa fácil de aprobar: prueba de nivel a todo el grupo, clases en la empresa o en línea y un informe de progreso para recursos humanos.
En este canal pesan más LinkedIn, el correo y la recomendación de un asesor que Instagram. Las gestorías que llevan la nómina de esas empresas pueden presentarte; cómo captan ellas clientes está en clientes para gestorías.
¿Qué normas afectan a cómo anuncias tu academia?
En España, una academia que no da títulos oficiales se rige por el derecho común, pero eso no significa que pueda anunciarse de cualquier manera. Cuatro puntos que afectan a tu captación:
| Tema | Qué dice la norma | Qué hacer |
|---|---|---|
| El nombre | Los centros que no dan títulos con validez académica no pueden usar las denominaciones de los centros docentes ni otras que induzcan a confusión (Ley Orgánica 8/1985, art. 24.1) | Nada de «conservatorio», que es el nombre de los centros públicos de música y danza (Ley Orgánica 2/2006, art. 111.3), ni de «oficial» si no lo eres |
| Los más pequeños | Los centros privados que acogen de modo regular a niños en edad de educación infantil necesitan autorización administrativa (Ley Orgánica 8/1985, art. 24.2) | Consúltalo antes de anunciar clases para menores de seis años |
| Fotos y vídeos de alumnos | Los datos de un menor de 14 años solo pueden tratarse con su consentimiento si consta el de quien tiene la patria potestad o la tutela (Ley Orgánica 3/2018, art. 7) | Autorización por escrito de las familias antes de publicar clases, y respeta a quien no quiere salir |
| Matrículas a distancia | Quien contrata por internet o por teléfono tiene 14 días naturales para desistir desde que contrata (Real Decreto Legislativo 1/2007, arts. 102 y 104); si pidió empezar antes, paga la parte ya recibida (art. 108.4) | Explícalo en la información de matrícula |
La edad a partir de la cual alguien decide por sí mismo cambia de una norma a otra: 14 años para consentir el uso de sus datos, pero, por ejemplo, más de 16 para tatuarse en Cataluña sin un escrito de la familia, como cuenta la guía de clientes para tatuadores. Ante la duda, habla siempre con la familia.
¿Qué automatizar en los mensajes de una academia?
Una academia puede automatizar la parte repetitiva de cada consulta: horarios, niveles, precios y la reserva de la prueba. Con HookReply, que usa la API oficial de Instagram, se monta así:
- PRUEBA en comentarios y mensajes privados. La primera pregunta, con respuestas rápidas, es «¿Para quién son las clases?»: «Para mí», «Para mi hijo o hija» o «Para mi empresa». Así el resto del flujo le habla a la persona correcta. Cómo funciona la respuesta a un comentario y qué límites pone Meta está en responder comentarios de Instagram.
- Si es para un menor, el bot pide el nombre y el teléfono de la persona adulta, no los del niño, y ofrece la etapa con botones (Infantil, Primaria, Secundaria). Después, el enlace para reservar la prueba; la plantilla para pedir cita por Instagram trae los mensajes de esa parte.
- Si es para una empresa, pide el nombre de la empresa y un email y etiqueta el contacto como «empresa» para que lo llames tú.
- Palabras clave para lo logístico: HORARIO, HORARIOS, PRECIO, PRECIOS, MATRICULA, NIVEL, EXAMEN, EXAMENES. Las tildes no importan; las formas que no escribas, sí.
- Preguntas frecuentes del chat, hasta cuatro: horarios, precio, prueba de nivel y dónde estás. Cómo se configuran, en preguntas frecuentes en Instagram.
Fíjate en lo que el bot no hace: no pide el nombre completo de la niña, ni su colegio, ni sus notas. Lo que necesites para la prueba se lo pides a la familia cuando hables con ella. En temporada de matrícula, con el plan Pro, una difusión puede avisar de que quedan plazas en un grupo, pero solo llega a quien te escribió en las últimas 24 horas: a tus alumnos actuales, avísales por tu plataforma de gestión o por email.
¿Cómo conseguir que los alumnos renueven el curso siguiente?
Un alumno que renueva no hay que volver a captarlo, y en academias el momento de decidir es el final de curso. Lo que más ayuda:
- Un informe de progreso cada trimestre, breve y en lenguaje de familia: qué sabe hacer ahora que antes no.
- Resultados visibles: exámenes oficiales aprobados, el festival de baile, una presentación en inglés.
- Reserva de plaza antes del verano para el grupo y el horario de siempre, con una fecha límite clara.
- Ventajas para hermanos y para quien trae a un amigo, por escrito.
- Una reseña pedida al final del curso, cuando la familia está contenta.
Preguntas frecuentes
¿Cómo conseguir alumnos para una academia nueva?
Elige un tipo de alumno, abre con una prueba de nivel o una semana de clases abiertas, completa la ficha de Google y preséntate en los colegios y negocios de tu barrio. Instagram ayuda si cada publicación termina en una forma fácil de pedir la prueba y alguien contesta rápido.
¿Puedo publicar fotos de alumnos menores en Instagram?
En España, con un menor de 14 años necesitas el consentimiento de quien tiene la patria potestad o la tutela (Ley Orgánica 3/2018, art. 7). Pide la autorización por escrito al matricular, deja elegir y no publiques nunca nombres ni el colegio de los niños.
¿Cómo conseguir empresas como clientes de mi academia de inglés?
Ofrece un programa ligado a su actividad, con prueba de nivel y horario en la empresa, y explica cómo puede pagarlo con su crédito de formación (Ley 30/2015, art. 9). Si la empresa encarga la organización a una entidad externa, quien imparte debe estar acreditado o inscrito en el registro de entidades de formación.
¿Qué pasa si alguien se matricula por internet y luego se arrepiente?
En España tiene 14 días naturales para desistir desde que contrata. Si pidió empezar las clases antes de que acabe ese plazo, te paga la parte que ya recibió (Real Decreto Legislativo 1/2007, arts. 102, 104 y 108.4). Ponlo en la información de matrícula.
¿Puedo llamar «conservatorio» a mi escuela de baile?
No, si no da títulos con validez académica. Los centros que no dan títulos con validez académica no pueden usar las denominaciones de los centros docentes ni otras que induzcan a confusión (Ley Orgánica 8/1985, art. 24.1), y «conservatorio» es la de los centros públicos de música y danza (Ley Orgánica 2/2006, art. 111.3).
¿Cuánto cuesta automatizar los mensajes de una academia?
HookReply tiene un plan Gratis con 100 contactos activos al mes y 3 automatizaciones, que firma cada mensaje como respuesta automática de HookReply. Si en septiembre te escriben más de 100 personas al mes, el Esencial cuesta 12 € al mes con 350 contactos, y el Pro, con IA y difusiones, 25 € al mes, IVA incluido y sin permanencia.
Que cada «¿tienen plaza?» acabe en una clase de prueba
Estamos abriendo plazas poco a poco. Déjanos tu email y te avisamos en cuanto puedas conectar tu Instagram.
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